1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан

1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.

1.2. Поступившие в администрацию района письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

При приеме и первичной обработке письменных обращений специалист отделе организационно-контрольной и кадровой работы сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверяет наличие указанных вложений и приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения в регистрационной карточке обращения.

В электронную базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ вносится следующая информация о поступившем обращении:

- дата регистрации обращения;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос);

- фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, категория заявителя;

- тема (темы) обращения согласно тематическому классификатору;

- количество листов обращения с приложениями;

- источник поступления обращения;

- краткое содержание текста обращения.

По содержанию обращения специалисты определяют ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей в соответствии с установленным в администрации района распределением обязанностей.

Обращениям присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года.

В правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты регистрации.

1.3.Сроки рассмотрения обращений в структурных подразделениях исчисляются с даты регистрации обращения в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.

1.4. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения администрации района, обеспечивающего решение вопросов, затронутых в обращении.

1.5. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в течение 2 дней с даты получения обращения возвращает его в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.

 

2. Личный прием граждан

2.1. Личный прием граждан осуществляется главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений администрации района и уполномоченными на то лицами.

2.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.3. Организацию приема граждан и запись на прием к руководителям и должностным лицам администрации района осуществляет специалист отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района на основании утвержденного главой администрации района графика личного приема граждан, с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Прием осуществляется в рабочие дни с 10.00ч. до 12.00 ч. и с 13.00 ч. до 17.00 ч.

2.4. Организацию приёма граждан и запись на прием в структурных подразделениях администрации района осуществляют ответственные специалисты.

2.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан.

2.6. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л.

2.7. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке  делается отметка "Повторно".

2.8. Все материалы, которые заявители считают нужным сообщить руководителям и должностным лицам администрации района, её структурных подразделений, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, подбирает предыдущую переписку и передаёт её должностному лицу за день до официального приема.

2.9. В случае если изложенные в устном обращении факты  и обстоятельства являются очевидными  и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается  запись в карточке личного приема гражданина.

2.10. Письменные обращения и  вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к руководителям администрации района, регистрируются в специальном журнале.

2.11. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его личному обращению. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом. 

2.12. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

3. Работа с отдельными видами обращений

3.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, представительных органов муниципального образования, губернатора и членов правительства Воронежской области, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с выполнением контрольных сроков рассмотрения и  ответов депутату, губернатору, членам правительства Воронежской области и заявителю.

3.2. Письма, переданные главе администрации района во время его встреч с жителями района, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке.

3.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района и её структурных подразделений, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему  должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего  обращение, о переадресации обращений. 

3.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются  в соответствующие государственные органы, органы, местного самоуправления или должностным лицам.

3.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка  обжалования данного судебного решения.  

3.6. Оставляются без ответа и не подлежат рассмотрению по существу вопроса обращения граждан:

а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;

б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии); 

в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать  обращения граждан;

г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих  государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случаях, указанных в подпунктах  «а», «в», «г» настоящего пункта, при наличии возможности  (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

3.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию «в дело» с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации, следующие письменные обращения:

а)  не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

б) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях  граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства.

3.8. Глава администрации района, его заместители, руководитель аппарата администрации района, руководители структурных подразделений администрации о района могут признать очередное обращение  гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

4. Работа с обращениями, поставленными на контроль

4.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль в отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации района, в структурных подразделениях администрации района.

На контрольном письме проставляется буква «К» или штамп «КОНТРОЛЬ».  С контрольных писем при необходимости делаются копии.

4.2. Контроль осуществляется:

за рассмотрением обращений граждан, поставленных на контроль  главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений  администрации района;

- за выполнением обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, представительного органа муниципального района по обращениям граждан;

- за исполнением обращений, направленных на рассмотрение с контролем от Губернатора Воронежской области, из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Воронежской области;

- как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан.

4.3. Ответы на контрольные обращения анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями  структурных подразделений администрации района.

4.4. Отправку законченных рассмотрением обращений в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти Воронежской области  осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

5. Организация работы архива обращений граждан

5.1. В отделе организационно-контрольной и кадровой работы рассмотренные обращения и приложенные к ним документы, списанные в дело должностными лицами администрации района, хранятся течение двух лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив района.